INSCRIPTION DE GROUPE

GROUPE : Est considéré comme un groupe, une inscription de plus de 10 personnes.

MOINS DE 10 PERSONNES : Pour toute inscription de groupe en-dessous de 10 personnes, vous pouvez nous contacter par mail ([email protected]), afin que de nous indiquer votre commande et de nous permettre d’émettre la facture proforma au nom du groupe.

 La date limite d’envoi de commande d’inscription « groupe » est le 22 novembre 2018.

Cette procédure pourra être effectuée uniquement AVANT d’avoir perçu le règlement correspondant. La facture proforma sera transformée automatiquement en facture définitive à réception du règlement.

TARIFS & CONDITIONS D’INSCRIPTION : Veuillez vous référer à la rubrique TARIFS INSCRIPTION  disponibles sur ce site (les tarifs d’inscription et les conditions d’inscription et d’annulation pour les groupes sont identiques aux tarifs et conditions d’inscription et d’annulation individuelles à l’exception des éléments précisés sur cette page). Le tarif d’inscription est validé à la date de réception des éventuels justificatifs demandés et du règlement. Afin de bénéficier des tarifs Kinésithérapeutes, Audioprothésistes, Internes & Assistants, les justificatifs doivent être réceptionnés par le secrétariat avant le 20 Décembre 2018.

POUR INSCRIRE UN GROUPE :

  1. Nous envoyer votre commande avant le 22 novembre 2018, soit le nombre de participants que vous souhaitez inscrire, en précisant les catégories (Médecins, Internes & Assistants, Kinésithérapeutes, Audioprothésistes), à l’adresse mail : [email protected]
  2. Procéder au règlement de la facture qui vous sera transmise en retour. A noter : un règlement réceptionné au secrétariat avant le 1er décembre vous permettra de bénéficier du tarif réduit. Au-delà, le tarif normal s’appliquera.
  3. Télécharger le tableau sur le lien suivant et nous le retourner complété avant le 20 décembre 2018 :  import_20es-assises-dorl Mentions obligatoires : Nom / Prénom / Adresse / Ville  / Pays / Email.
  4. Envoyez les justificatifs avec le tableau, pour les participants bénéficiant de tarifs liés à des catégories spécifiques (Internes & Assistants, Kinésithérapeutes, Audioprothésistes).
  5. Pour les changements de noms : Envoi d’une liste unique au 4 janvier 2019, dans la limite de 10% du nombre d’inscrits. Au-delà du 4 Janvier, aucun changement de nom ne pourra être accepté.

HEBERGEMENT DE GROUPE

GROUPE : Est considéré comme un groupe, une réservation hôtelière pour plus de 10 personnes.

MOINS DE 10 PERSONNES : Pour toute réservation hôtelière de moins de 10 personnes, nous vous remercions de bien vouloir la réaliser directement en ligne sur la page : Hébergement

Pour toute demande de facture pour un groupe de moins de 10 personnes, la demande doit être effectuée directement auprès de l’hôtel, au moment du check in.

TARIFS : Les tarifs sont des tarifs négociés auprès de nos partenaires hôteliers. Ils sont fixes et n’évoluent pas au fur et à mesure des réservations. Veuillez vous envoyer votre demande en précisant la catégorie d’hôtel souhaitée, le nombre de chambres et les dates.

POUR RÉSERVER DES CHAMBRES POUR UN GROUPE :

  1. Nous envoyer le nombre de chambres que vous souhaitez réserver en précisant les dates,  à l’adresse mail : [email protected]
  2. Nous vous faisons parvenir une sélection d’hôtels correspondant à vos critères et suivant les disponibilités.
  3. Confirmer votre choix par écrit.
  4. Nous vous envoyons le contrat correspondant à nous retourner signé (conditions d’annulation ci-dessous).
  5. Procéder aux règlement des factures de débours (acomptes) qui vous seront transmises en retour.
  6. Télécharger le tableau sur le lien suivant et nous le retourner complété avant le 20 décembre 2018 : modele-rooming-groupe
  7. La facture finale sera émise par l’hôtel et envoyée à vos services par nos soins. Seule la facture finale présentera le montant de la TVA, l’hôtel étant le seul habilité à la facturer.

 

 

Extrait du contrat type de réservation hôtelière – Conditions d’annulation :

“Les conditions d’annulations en cas d’annulation partielle de la manifestation (diminution du nombre de chambres) par Hôtel et par nuit :

  • Il est accordé au Client une marge d’annulation de 30% du nombre de nuitées total par Hôtel par jour pour les éventuelles modifications entre la date de signature et le 6 Juillet 2018. Au-delà de 30% d’annulation, toute autre annulation sera facturée à hauteur de 100% du montant total TTC annulé à titre de pénalité.
  • Il est accordé au Client une marge d’annulation de 20% du nombre de nuitées restant par Hôtel par jour pour les éventuelles modifications entre le 7 Juillet et le 12 Octobre 2018. Au-delà de 20% d’annulation, toute autre annulation sera facturée à hauteur de 100% du montant total TTC annulé à titre de pénalité.
  • Il est accordé au Client une marge d’annulation de 10% du nombre de nuitées restant par Hôtel par jour pour les éventuelles modifications entre le 13 Octobre et le 9 Décembre 2018. Au-delà de 10% d’annulation, toute autre annulation sera facturée à hauteur de 100% du montant total TTC annulé à titre de pénalité.
  • Il est accordé au Client une marge d’annulation de 5% du nombre de nuitées restant par Hôtel par jour pour les éventuelles modifications entre le 9 Décembre 2018 et le 11 Janvier 2019. Au-delà de 5% d’annulation, toute autre annulation sera facturée à hauteur de 100% du montant total TTC annulé à titre de pénalité.
  • A partir du 12 Janvier 2019, toute annulation sera totalement facturée au Client sur le montant total TTC des prestations réservées.”

CONTACT

Alix de La Porte

T : 0 980 489 787

@ : [email protected]