INSCRIPTION DE GROUPE

GROUPE : Est considéré comme groupe, une commande d’inscription unique pour plus de 5 personnes et/ou un hôtel unique pour plus de 5 personnes.

MOINS DE 5 PERSONNES : Pour toute inscription de groupe inférieure à 5 personnes, vous pouvez nous contacter par mail ([email protected]), afin de nous indiquer votre commande et de nous permettre d’émettre la facture proforma au nom du groupe.

 La date limite d’envoi de commande d’inscription « groupe » est le 21 Novembre 2022.

Cette procédure pourra être effectuée uniquement AVANT d’avoir perçu le règlement correspondant. La facture proforma sera transformée automatiquement en facture définitive à réception du règlement.

TARIFS & CONDITIONS D’INSCRIPTION ET D’ANNULATION : Veuillez vous référer à la rubrique TARIFS INSCRIPTION disponible sur ce site (les tarifs d’inscription et les conditions d’inscription et d’annulation pour les groupes sont identiques aux tarifs et conditions d’inscription et d’annulation individuelles à l’exception des éléments précisés sur cette page). Le tarif d’inscription est validé à la date de réception des éventuels justificatifs demandés et du règlement. Afin de bénéficier des tarifs Kinésithérapeutes, Audioprothésistes, Internes & Assistants, les justificatifs doivent être réceptionnés par le secrétariat avant le 16 décembre 2022.

POUR INSCRIRE UN GROUPE :

  1. Pour bénéficier du tarif RÉDUIT – tarif avant le 1er décembre 2022 : Nous envoyer votre commande au plus tard le 21 novembre 2022, soit le nombre de participants que vous souhaitez inscrire, en précisant les catégories (Médecins, Internes & Assistants, Kinésithérapeutes, Audioprothésistes, Orthophonistes), à l’adresse mail : [email protected]
  2. Pour inscrire des participants au tarif NORMAL – tarif à partir du 2 décembre 2022 :  Nous envoyer votre commande entre le 22 novembre 2022 et le 16 janvier 2023.
  3. Procéder au règlement de la facture qui vous sera transmise en retour. A noter : la date de réception du règlement faisant foi, un règlement réceptionné au secrétariat avant le 1er décembre vous permettra de bénéficier du tarif réduit. Au-delà, le tarif normal s’appliquera.
  4. Télécharger le tableau excel sur le lien suivant et nous retourner le fichier définitif (un seul fichier) complété avant le 16 décembre 2022 :   Modèle-Inscription-Badges-groupe-25e-Assises-dORL  Mentions obligatoires : Nom / Prénom / Civilité / Type d’exercice / Adresse / Ville  / Pays / Email / Gsm / Numéro RPPS ou ADELI.
  5. Envoyez les justificatifs avec le tableau, pour les participants bénéficiant de tarifs liés à des catégories spécifiques (Internes & Assistants, Kinésithérapeutes, Audioprothésistes, Orthophonistes).
    1. Pour les changements de noms : Envoi d’une liste unique au 4 janvier 2023, dans la limite de 10% du nombre d’inscrits. Au-delà du 4 janvier 2023, aucun changement de nom ou remplacement ne pourra être accepté.

HEBERGEMENT DE GROUPE

GROUPE : Est considéré comme un groupe, une réservation hôtelière pour plus de 5 personnes.

MOINS DE 5 PERSONNES : Pour toute réservation hôtelière de moins de 5 personnes, nous vous remercions de bien vouloir la réaliser directement sur ce site internet, page : Hébergement

Pour toute demande de facture pour un groupe de moins de 5 personnes, la demande doit être effectuée directement auprès de l’hôtel, au moment du check-in.

TARIFS : Les tarifs sont des tarifs négociés auprès de nos partenaires hôteliers. Ils sont fixes et n’évoluent pas au fur et à mesure des réservations. Veuillez nous envoyer votre demande en précisant la catégorie d’hôtel souhaitée, le nombre de chambres et les dates.

POUR RÉSERVER DES CHAMBRES POUR UN GROUPE :

  1. Nous envoyer le nombre de chambres que vous souhaitez réserver en précisant les dates,  à l’adresse mail : [email protected]
  2. Nous vous faisons parvenir une sélection d’hôtels correspondant à vos critères et suivant les disponibilités.
  3. Confirmer votre choix par écrit.
  4. Nous vous envoyons votre contrat spécifique à nous retourner signé.
  5. Procéder aux règlement des factures de débours (acomptes) qui vous seront transmises en retour.
  6. Télécharger le tableau sur le lien suivant et nous le retourner complété avant le 22 décembre 2022 : Modèle-rooming-groupe
  7. La facture finale sera émise par l’hôtel et envoyée à vos services par nos soins. Seule la facture finale présentera le montant de la TVA, l’hôtel étant le seul habilité à la facturer.

Exemple d’un contrat type de réservation hôtelière – Conditions d’annulation : Ces conditions varient d’un hôtel à l’autre : “Les conditions d’annulations en cas d’annulation partielle de la manifestation (diminution du nombre de chambres) par Hôtel et par nuit :

  • Il est accordé au Client une marge d’annulation de 70% du nombre de nuitées total par Hôtel par jour pour les éventuelles modifications entre la date de signature et le 15 novembre 2022. Au-delà de 70% d’annulation, toute autre annulation sera facturée à hauteur de 100% du montant total TTC annulé à titre de pénalité.
  • Il est accordé au Client une marge d’annulation de 15% du nombre de nuitées total par Hôtel par jour pour les éventuelles modifications entre le 16 novembre 2022 et le 1er décembre 2022. Au-delà de 15% d’annulation, toute autre annulation sera facturée à hauteur de 100% du montant total TTC annulé à titre de pénalité.
  • Il est accordé au Client une marge d’annulation de 10% du nombre de nuitées total par Hôtel par jour pour les éventuelles modifications entre le 2 décembre 2022 et le 23 décembre 2022. Au- delà de 10% d’annulation, toute autre annulation sera facturée à hauteur de 100% du montant total TTC annulé à titre de pénalité.
  • Il est accordé au Client une marge d’annulation de 5% du nombre de nuitées total par Hôtel par jour pour les éventuelles modifications entre le 24 décembre 2022 et le 9 janvier 2023. Au-delà de 5% d’annulation, toute autre annulation sera facturée à hauteur de 100% du montant total TTC annulé à titre de pénalité.
  • A partir du 10 janvier 2023, toute annulation sera totalement facturée au Client sur le montant total TTC des prestations réservées.

CONTACT

Elodie CANNET

t : +33 (0) 980 489 787

@ : [email protected]